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秘书考试知识:举办会议注意点

秘书考试知识:举办会议注意点


会议协调

会议组织工作头绪繁杂、环节较多,每个环节之间相互关联、相互影响,一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此,应该重视会议工作的总体协调与安排,必须建立一套有效的指挥调度系统。

会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托,通过各种方式和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷,其目的是保证会议的顺利召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段,其实质是统一认识,调整关系,解决矛盾,协调行动。

秘书部门要做好会务工作总体协调,必须建立一套有效的指挥调度系统,并且明确岗位责任。必要时,应列出详细的任务分工表,人手一份,以备检查和落实,及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。

会议协调的方法与途径多种多样,要灵活运用,主动地做好协调与安排工作,会议协调的要求如下。

(1) 加强会议组织工作部门的建设,提高会议组织人员的素质和工作效率,树立良好的形象,取得各方面的信任。

(2) 注重调查研究,广泛收集各方面的信息。

(3) 争取领导同志的理解、信任和支持。

(4) 充分发挥各相关工作部门的作用。

(5) 顾全大局,求同存异,协调一致。

(6) 建立良好的人际关系。

(7) 善于将原则性与灵活性结合起来。

(8) 遇到问题,应耐心细致,沉着冷静,稳重行事。

(9) 注意留有余地。

(10) 协调之后注意及时抓落实。

会议质量控制

会议质量的高低主要取决于下列因素:会议的召开是否必要;召集会议的单位是否具备必要的行政权力;会议准备是否充分;与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流;会议期间能否排除各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。

要做好会议的质量控制,应该注意下列几个方面的问题。

1.注意会议的人员构成

与会者应组成合理的知识和智能结构。据说有这样一件事:一家大公司决策层开会讨论一些事情,第一个议题是关于购买一项新技术的事,由于大部分人对这项技术根本不懂,听了职能部门的汇报后,只有一个人提出价格高了些,别人都不发言,这个议题只好不了了之。第二个议题是讨论公司迁址问题,大家发言异常踊跃,气氛非常热烈,讨论效果很好,提出了不少积极的建议。两个议题讨论的不同结果说明:会议成员的群体结构对会议质量影响很大。选择与会人员应多考虑那些具备相应专长、有能力发表见解的人。

2.严格控制参加会议的人数

会议效率与参加会议人员的数量成反比,即在实现相同的会议效果的前提下,参加会议的人越少,会议效率就越高,所以开会往往不是规模越大越好。人员增多,不仅表现为会议效率降低,而且必然带来沟通的困难和协调的问题。所以会议人数应尽量控制在能有效交流信息,并形成有效决议的限度内。

3.不开可开可不开的会

要树立效率观念,就应该在处理每个会的时候先来3个自问:一问能不能取消?可开可不开的会应该坚决不开。二问能不能与其他会合并起来开?合并将意味着时间的节省和效率的提高。三问能不能以更有效的途径、更简便的方法达到同样的目的?遇事择优是生活和工作中的一般常识。

4.做好充分的会前准备

要做到让大家有备而来,注意使每一位与会者在会前明确会议的目的、议题和要求,掌握有关的文件材料,并做好发言的准备,不开“空手会”、无准备之会或准备不足之会。仓促行事是最容易出问题的。

会议成本控制

控制会议成本的基本方法是:每个机构根据具体情况提出比较合乎实际的会议成本计算公式,并计算出会议成本,在送审会议计划时,将这一成本同时上报,全部款额作为会议的经费预算,上级在审批预算时,可将这一款额中的有形成本与无形成本一并计算且分别“拨付”。超过预算的有形支出与无形支出都必须认真查究,并全部从该单位一年中的实拨经费中扣除。超支时一律由这些单位从其他正常开支总额中酌扣,或者直接向上级机构缴纳“会议超支费”。这种办法曾在我国的一些机关单位中试行,其结果令人感到满意。它强化了人们的会议成本观念、时间观念和效率观念,不仅减少了会议的有形和无形支出,而且简化和减少了会议,提高了会议的效率。

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