秘书礼仪:企业员工礼仪规范

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秘书礼仪:企业员工礼仪规范

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秘书礼仪:企业员工礼仪规范
 
  一、秘书必须仪表端庄、整洁

  1. 头发:员工头发要经常清洗,保持清洁,男性员工头发不宜太长。

  2. 指甲:指甲不能太长,应经常注意修剪。女性职员涂指甲油尽量用淡色。

  3. 胡子:胡子不能太长,应经常修剪。

  4. 口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品。

  5. 女性职员化妆应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹,不宜用香味浓烈的香水。

  二、工作场所的服装应清洁、方便,不追求修饰

  1. 衬衫:无论是什么颜色,衬衫的领子与袖口不得污秽。

  2. 领带:外出前或要在众人面前出现时,应配戴领带,并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松弛。

  3. 鞋子应保持清洁,如有破损应及时修补,不得穿带钉子的鞋。

  4. 女性职员要保持服装淡雅得体。

  5. 职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。

  6. 在办公室内服装要整齐,不得穿背心、短裤、拖鞋。

  三、在公司内职员应保持优雅的姿势和动作

  1. 站姿:腰背挺直,胸膛自然,使人看清你的面孔。两臂自然,不耸肩,身体重心在两脚中间。

  2. 坐姿:坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好,不得傲慢地把腿向前或向后伸,或俯视前方。要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐。

  3. 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。

  4. 握手时用普通站姿,并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直,不弯腰低头,要大方热情,不卑不亢。伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的,异性 间应先向男方伸手。

  5. 出入房间的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门三声,听到应答再进。进入后,回手关门,不能大力、粗暴。进入房间后,如对方正在讲话,要稍等 静候,不要中途插话,如有急事要打断说话,也要看住机会。而且要说:“对不起,打断你们的谈话。”

  6. 递交物件时,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着;至于刀子或剪刀等利器,应 把刀尖向着自己。

  7. 走通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司,还是对访问的公司,在通道和走廊里不能一边走一边大声说话,更不能唱歌或吹口哨等。在通 道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。

  8. 办公室严禁吸烟。

  9. 非休息时间不得在办公室闲聊,更不允许大声喧哗。

  四、正确使用公司的物品和设备,提高工作效率

  1. 公司的物品不能野蛮对待,挪为私用。

  2. 借用他人或公司的东西,使用后及时送还或归放原处。

  3. 工作台上不能摆放与工作无关的物品。

  4. 公司内以职务称呼上司,同事间以张生、何工、卢师傅、赵姨、刘大姐、小杜等称呼,客户间以先生、小姐等相称。

  5. 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

  五、正确、迅速、谨慎地打、接电话

  1. 电话来时,听到铃响,至少在第二声铃响前取下话筒。通话时先问候,并自报公司、部门。对方讲述时要留心听,并记下要点。未听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。

  2. 通话简明扼要,不得在电话中聊天。

  3. 对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。

  4. 工作时间内,不得打私人电话。

  六、会客礼仪规范

  1.接待工作及其要求:

  A 在规定的接待时间内,不缺席。

  B 有客户来访,马上起来接待,并让座。

  C 来客多时按序进行,不能先接待熟悉客户。

  D 对事前已通知来的客户,要表示欢迎。

  E 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。

  2.介绍和被介绍的方式与方法:

  A 直接见面介绍的场合下,应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上,可把本公司 的人介绍给别的公司的人。

  B 把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定。

  C 男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时,若女性年轻,可先把女性介绍给男性。

  3.名片的接受和保管:

  A 名片应先递给长辈或上级。

  B 把自己的名片递出时,应把文字向着对方,双手拿出,一边递交一边清楚说出自己的名字。

  C 接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,要马上看,正确记住对方姓名后,将名片收起。如遇对方姓名有难认的文字,马上询问。

  D 对收到的名片妥善保管,以便检索。

 

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