秘书会议礼仪:基本会议礼仪

作者:佚名 资料来源:网络 点击数:    有奖投稿

秘书会议礼仪:基本会议礼仪

文章
来源 莲山课
件 w w w.5 Y K
 j.Co M 2

秘书会议礼仪:基本会议礼仪

 

  请你回顾一下自己的工作状态,除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些,还有哪种沟通方式多一些?这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。

  按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。

  内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。

  我们以外部会议为例,讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

  会议前:

  在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:

  ·WHEN-会议开始时间、持续时间

  ·WHERE-会议地点确认

  ·WHO-会议出席人

  ·WHAT-会议议题

  ·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等

  WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。

  OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  会议中:

  在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:

  (1)会议主持人

  主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间

  (2)会议座次的安排

  一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

  一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

  在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

  会议后:

  在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

  ·会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

  ·赠送公司的纪念品;

  ·参观,如参观公司,或厂房等。

  ·如果必要,合影留念。

  会议发言人的礼仪:

  会议发言有正式发言和自由发言两种,前者一般是领导报告,后者一般是讨论发言。正式发言者,应衣冠整齐,走上主席台应步态自然,刚劲有力,体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰,讲究逻辑,简明扼要。如果是书面发言,要时常抬头扫视一下会场,不能低头读稿。旁若无人。发言完毕,应对听众的倾听表示谢意。

  自由发言则较随意,应要注意,发言应讲究顺序和秩序,不能争抢发言;发言应简短,观点应明确;与他人有分歧,应以理服人,态度平和,听从主持人的指挥,不能只顾自己。

  如果有会议参加者对发言人提问,应礼貌作答,对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由,对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的,也不应失态。

  主持人的礼仪:

  各种会议的主持人,一般由具有一定职位的人来担任,其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

  1.主持人应衣着整洁,大方庄重,精神饱满,切忌不修边幅,邋里邋遢。

  2.走上主席台应步代稳健有力,行走的速度因会议的性质而定,一般地说,对快、热烈的会议步频应较慢。

  3.入席后,如果是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢自然下垂。双手持稿时,应与胸齐高。坐姿主持时,应身体挺直,双臂前伸。两手轻按于桌沿,主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。

  4.主持人言谈应口齿清楚,思维敏捷,简明扼要。

  5.主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。

  6.主持人对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈,会议开始前,或会议休息时间可点头、微笑致意。

  会议就座礼仪:

  如果受到邀请参加一个排定座位的会议,最好等着将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是为参加公司会议的客人和拜访者的座位,或是给高级管理人员、助理坐的,以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。

  如果会议中有很特殊的规定,例如,如果有从其他国家的其他公司来的代表,座位总是包括那个公司的高级代表,坐在长会议桌的中间,您的公司的高级管理人员坐在他们的对面,都在自己的身边坐着自己公司的职员,而会议桌的两端则空着。

  通常客人坐在面对门口的座位上。

  尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排,业务会议不应区分性别,不应男女坐对面。

文章
来源 莲山课
件 w w w.5 Y K
 j.Co M 2
最新公文

点击排行

推荐公文